Bent u ook op zoek naar hoe we met minder organisatie meer kunnen bereiken?
Op deze blog willen we verhalen, ervaringen en noties delen over werkende voorbeelden
uit de praktijk; een inspiratiebron voor slimmer organiseren.
Meer bereiken met minder budget.

donderdag 9 september 2010

Verbeterdebuurt.nl

Wie wil er niet, net als ik, wonen in een buurt waar we graag vertoeven, waar onze kinderen buiten kunnen spelen, waar we ons deel uit voelen maken van gemeenschap en ons veilig voelen, enzovoort. Als ik de buurt in rij en ik zie overal onkruid, scheve tegels, graffitti en halve bankjes wil ik dat daar iets aan gedaan wordt.

Voorheen moest ik dan mijn weg zoeken naar de wijkbeheerder of buurtcoördinator; iemand die primair verantwoordelijk is voor beheren van onze wijk en de omgeving. Ik weet dat ze bij ons ook jaarlijks een wijkschouw organiseren waarbij de wijkcoordinator, de wijkagent, woningbouwcoöperaties, de belangenbehartiger van ouderen en soms een welwillende bewoner de buurt goed opnemen. Alle probleemlocaties, overhangend groen, kapot straatmeubilair en losse stoeptegels worden genoteerd en gaan als werk mee met de wijkcoördinator om op te (laten) lossen. De wijkcoördinator probeert dat jaar vervolgens de meest urgente punten van zijn lijst af te werken, en geschikte partijen in te schakelen (gemeentewerken, aannemers, politie, woningcoöperaties, etc.). En dat uiteraard binnen het beschikbare budget. Tussendoor kunnen nog allerlei meldingen met betrekking tot wijkbeheer binnenkomen bij de gemeente (bijvoorbeeld bij de wethouder), toezichthouders, politie-agenten en allerlei andere kanalen, waarbij niet altijd duidelijk is wat is beloofd en afgesproken en wie nu wat oppakt. Maar eerlijk gezegd denk ik dat andere bewoners (met meer tijd) dit soort dingen wel zullen melden; dan hoef dat niet te doen...

Recentelijk is er echter een initiatief gestart voor het "anders" beheren van de buurt, zie de internetsite http://www.verbeterdebuurt.nl/. En volgens mij maakt dit precies gebruik van principes die passen bij "meer organiseren, minder organisatie". Laten we eens kijken;


Allereerst de verantwoordelijkheid. De primaire verantwoordelijke, betrokkenen en belanghebbenden zijn wijzelf; de burgers, de bewoners en de middenstand in de wijk. We weten als geen ander wat er in onze wijk gebeurt en aan de hand is en aan welke verbeteringen behoefte is.  Door het het organiseren van een specifieke functie (wijkcoördinator) worden de problemen en de oplossingen bij de buurt weggehaald en geconcentreerd. Vanuit efficiency-oogpunt lijkt dit handig, maar ondanks de betrokkenheid, inzet en expertise van de wijkcoördinator niet de meest effectieve. De kans is ook groot dat deze expert zich steeds meer en intenser bezig houdt met overleg, interne afstemming, contacten met leveranciers en aannemers, organiseren, managen en het beheren van het budget (want dat mag niet overschreden worden!). 

Als wij, als bewoners, zich zelf en gezamenlijk verantwoordelijk voelen voor hun wijk, zullen zij ook actiever optreden of zelfs hun (overlastgevende) gedrag aanpassen. De sociale samenhang zal toenemen.

Door het opzetten van http://www.verbeterdebuurt.nl (of de Britse variant http://www.fixmystreet.com) kunnen we laagdrempelig al onze observaties melden; niet 1 x per jaar maar continu. De problemen met geluidsoverlast door hangjongeren in de zomer zullen in de wijkschouw van januari wellicht worden vergeten. Maar nu kan er direct worden ingegrepen en samen met de wijkbewoners naar passende oplossingen worden gezocht. 

Op deze wijze wordt de informatie-uitwisseling tussen de verantwoordelijke burger en de professionele uitvoerders vergemakkelijkt en directer. Niet alleen problemen worden gemeld maar nog meer wordt aangestuurd op het aanmelden van verbeterideeën voor de buurt. De focus ligt dan op het herkennen van initiatieven die de bewoners (samen met uitvoerende profesionals) kunnen ondernemen om de leefbaarheid in de buurt te verhogen. 

De gebruikte internet-technologie is modern, maar geen rocketscience. De drempel om actief mee te doen is bijzonder laag (alhoewel er rekening gehouden moet worden met www-mijders). Er wordt gebruik gemaakt van Google Maps en het zoeken op postcode, adresaanduiding die gemakkelijk en grafisch navigeren mogelijk maakt. Door het "aankruisen" van opties kunnen de gezochte meldingen snel worden gevonden. 

Het traditionele proces van wijkbeheer is te typeren als een "push-proces"; door de wijkschouw komen problemen boven water die door de keten moeten worden opgelost waarbij de discussie over wie het gaat betalen nog best wat tijd en frustatie zal vergen. Als we dit proces met de stroom mee organiseren wordt het gemakkelijker te handelen. Het proces begint bij het maken van goede afspraken met de "backoffice" die de meldingen verwerkt; zij dienen volgens vaste afspraken en contracten snel juiste professionele oplossingen kunnen aanbieden. Door deze aanpak verschuift de rol van operationele coördinator naar een soort procesregisseur; iemand die de juiste partijen bij elkaar brengt en procesafspraken maakt, zonder de uitvoering of verantwoordelijkheid uit handen te nemen. De procesregisseur zal dan ook meer extern georiënteerd moeten opereren en het proces over meerdere organisatiegrenzen heen kennen en regisseren. De vraag (melding) staat voorop waarbij vooraf wel commitment moet zijn georganiseerd voor het oplossen ervan. Maar ook daar helpt de internetomgeving; de status en duur van openstaande meldingen is transparant voor iedereen in te zien en vormt goede managementinformatie.

Graag willen we dan ook zo snel mogelijk feedback krijgen over de ontvangst, beoordeling en verdere acties met betrekking tot de melding. Met behulp van de feedback kan ook worden aangegeven als er dingen van ons worden verwacht. In de websites is ook heel duidelijk de status van de melding te zien en de reden waarom deze eventueel niet in die vorm worden uitgevoerd.

Ook vermeldenswaard hoe dit tot stand komt; geen groots ontwerp met organisaties en contracten. Maar een relatief eenvoudige website, die gemeentes uitnodigt om zich hierbij aan te sluiten. Als ook de burgers de weg naar deze website weten te vinden in het contact gelegd.

Kortom: Door het anders organiseren (met de stroom mee) en directer maken van de communicatie (chemistry) kunnen we met minder organisatie meer effect bereiken.

Arnold Mol
Q-Tips B.V.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen